Rencontres 2022 à Saint-Jacut-de-la-Mer

Si demain on m'interdit d'aller voter sous prétexte que le bureau de vote est trop petit ... et que, pour me réconforter, on me dit que je peux toujours voter par procuration (solution tout à fait acceptable si je ne peux pas me déplacer) en choisissant parmi ceux qui sont autorisés à entrer, il n'est pas certain que je sois réellement satisfait.

Si vraiment les rencontres de l'Amicale ne peuvent se faire sans exclure certains de ceux qui souhaiteraient y participer, je pense que les commentaires somme toute bienveillants de Francine et Elisabeth contiennent des pistes pour que la déception soit mieux acceptée dans le futur.

Joël PANHELLEUX (membre individuel AYMTQ)

Bonjour Elisabeth,

je comprends votre déception. Nous étudions les meilleures possibilités pour l'année prochaine pour que chaque association ait la possibilité de participer aux Rencontres.

Chaque année, plusieurs associations se font représenter car elles ne peuvent pas participer.

Un procuration ne remplacera clairement pas votre participation à l'AG, sachant que vous n'avez pas choisi de ne pas y être, mais comme chaque année, le billet administratif sera envoyé aux responsables d'associations pour préparer l'AG, et invitons tous ceux qui le souhaiterons à réagir par mail ou via le forum aux différents sujets qui seront abordés d'ici novembre afin de prendre en compte vos remarques éventuelles.

Emeline

Bonjour Francine.

Responsable de l'envoi de la newsletter aux associations et membres inscrits, je prends la responsabilité de ne pas avoir envoyé l'info à temps et je m'excuse pour ce manquement. Nous avons été pris dans la mise et place et vérification du formulaire pour que tout soit prêt pour le 1er juin. La date était annoncée depuis plusieurs semaines sur le site et annoncée sur le bulletin papier reçu fin mai. N'ayant pu envoyer la newsletter fin mai pour diverses raisons, je pensais l'envoyer entre le 1er et le 3juin quand le formulaire serait en ligne pour éviter tout problème informatique et laisser le temps à l'équipe organisatrice de gérer les inscriptions au fur et à mesure. Or, à la vitesse où les inscriptions ont démarré, nous n'avons que pu constater que l'info était déjà bien diffusée dans différentes associations. Plus de 48 associations sont représentées.

Le lieu d'accueil de cette année est plus petit que les années précédentes et ne permet pas de proposer des formules externes (ou très peu). Seulement 170 couchages et les salles ne permettent pas d'accueillir plus de monde en cas de mauvais temps.

Chaque année, nous devons adapter les rencontres en fonction du lieu d'accueil trouvé par les organisateurs et ne pouvons pas leur reprocher de ne pouvoir accueillir tout le monde.

Je prends note pour l'année prochaine de bien informer toutes les associations adhérentes AVANT le début des inscriptions pour que tout le monde ait l'information et je renouvelle mes excuses à tous ceux qui n'ont pas eu la possibilité de s'inscrire.

J'avoue avoir culpabilisé plusieurs jours de ne pas avoir envoyé l'info à temps et en même temps, il aurait fallu combien de minutes pour que les rencontres soient complètes si encore plus de gens s'étaient connectés dès minuit, laissant d'autant plus de pratiquants frustrés de ne pas pouvoir s'inscrire le 2 au matin.

Je tiens à souligner que l'équipe organisatrice a été très investi pour gérer les inscriptions et a travaillé non stop pendant 48h pour gérer au mieux toutes les inscriptions et les règlements au fur et à mesure qu'ils arrivaient et les remercie déjà d'avoir pu se dégager autant de temps dans un temps record.

Je veillerai à ce qu'on aborde ce sujet lors de l'AG, mais il faut aussi en parallèle réfléchir aux adaptations que nous devrons faire pour les prochaines années (il nous faut déjà des volontaires pour l'organisation des rencontres) - et pour cela, chacun peut participer à donner son avis constructif.

Amicalement,

Emeline

Excuses acceptées Emeline, je presente aussi mes excuses pour avoir mis ainsi les pieds dans le plat. Bonne amicale Francine, association